Hvorfor et effektivt ledelsessystem kræver mere end Word og Excel: ISO 9001, 14001 og 45001 afsnit 4.4 i fokus ISO-standarderne 9001, 14001 og 45001 stiller krav til virksomheder om at udvikle og implementere effektive ledelsessystemer, der understøtter kontinuerlig forbedring og overholdelse af standarder. Afsnit 4.4 i disse standarder fremhæver vigtigheden af at have et velfungerende, struktureret og dokumenteret system. Men hvordan opbygger man et ledelsessystem, der reelt fungerer i praksis, når mange stadig er afhængige af Word-dokumenter, Excel-ark og fildelingsmapper?
Den klassiske fælde: et ledelsessystem baseret på filer og mapper At styre ledelsessystemer gennem traditionelle værktøjer som Word og Excel er en udbredt praksis, men efterhånden som virksomheden vokser og kompleksiteten øges, opstår der udfordringer. Det bliver sværere at holde styr på versioner, sikre godkendelser og opdatere dokumenter, hvilket øger risikoen for fejl, manglende overholdelse og ineffektiv drift. Dette skaber problemer for overholdelsen af standarderne og kan påvirke virksomhedens præstationer negativt.
En elektronisk løsning gør systemet effektivt og levende Selvom de fleste ledelsessystemer allerede er ’elektroniske’ i den forstand, at de bygger på Word, Excel og lignende værktøjer, kan denne form for dokumenthåndtering hurtigt blive uoverskuelig. Hvis man i stedet benytter en integreret løsning med automatiseret versionsstyring og gennemsigtige arbejdsflows, bliver det markant lettere at administrere dokumenter, procedurer og instruktioner. Opdateringer kan foretages hurtigt, og distributionen af nye versioner sker automatisk.
Automatiserede godkendelsesprocesser sikrer sporbarhed og dokumentation, så man altid ved, hvem der har godkendt hvad, og hvornår det skete. Dette understøtter virksomhedens overholdelse af ISO-standarderne og skaber en transparent og effektiv proces, der sikrer, at den nyeste information altid er tilgængelig.
Vores SharePoint-baserede ledelsessystem – en genial løsning Til dette formål har vi udviklet et SharePoint-baseret ledelsessystem – en udvidelse til SharePoint, som allerede er en del af mange virksomheders IT-infrastruktur. Dette system indeholder alle de nødvendige skabeloner, et integreret review-flow og et automatiseret godkendelsesflow, som gør det nemt at holde styr på dokumenter og godkendelser. Udover kernefunktionerne har vi også udviklet moduler til risikostyring, afvigelseshåndtering og statistiske værktøjer, der understøtter ledelsesevaluering og beslutningstagning baseret på data.
Den største fordel ved denne løsning er, at den integreres direkte i virksomhedens eksisterende SharePoint-platform. Det betyder, at der ikke er behov for ekstra serverplads, hosting eller yderligere investering i IT-sikkerhed – alle disse elementer er allerede på plads som en del af virksomhedens nuværende IT-setup. Desuden er licenser ikke afhængige af antallet af brugere, da virksomheden allerede har betalt for SharePoint-licenserne som en del af deres eksisterende aftale.
Med vores løsning installerer vi blot en applikation på virksomhedens SharePoint-site, og derefter er virksomheden klar til at drifte deres nye elektroniske online ledelsessystem. Som en ekstra fordel kan man med vores system også oprette formularer til registrering af eksempelvis kvalitetskontroller (QC), rengøring, line clearance, udførte reparationer og forebyggende vedligehold. På den måde kan al dataindsamling foregå ensartet og digitalt, og det hele integreres med de øvrige processer i ledelsessystemet. Dette sikrer en gennemsigtig og effektiv måde at håndtere både dokumentation og drift på.
Effektivitet og gennemsigtighed skaber værdi Ved at implementere et SharePoint-baseret ledelsessystem får virksomheden en løsning, der er integreret i den eksisterende infrastruktur og dermed både effektiv og omkostningsbevidst. Systemet skaber gennemsigtighed, forbedrer dokumenthåndteringen og automatiserer processer, hvilket i sidste ende understøtter kontinuerlig forbedring og compliance med ISO 9001, 14001 og 45001.
Medarbejderne kan hurtigt finde opdaterede instruktioner, og ledelsen kan føle sig tryg ved, at procedurer og politikker altid er i overensstemmelse med de nyeste krav og standarder. Samtidig er systemet nemt at vedligeholde og udvikle i takt med virksomhedens behov.
Konklusion Selvom det er muligt at opbygge et ledelsessystem baseret på traditionelle værktøjer som Word, Excel og fildelingsmapper, viser vores erfaring, at et integreret elektronisk ledelsessystem er langt mere effektivt. Vores SharePoint-baserede løsning integreres gnidningsfrit med virksomhedens eksisterende IT-infrastruktur, hvilket gør implementeringen enkel og omkostningseffektiv. Ved at automatisere dokumenthåndtering, godkendelser og sporbarhed sikrer systemet, at virksomheden ikke blot overholder ISO-standarderne, men også har en platform, der kan vokse og udvikle sig i takt med virksomhedens behov.